最高の仮想データ ルーム プロバイダー
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仮想的なデータ室のプロバイダ | VDR とは

バーチャル データ室のプロバイダ。バーチャルデータルームとは? 今日のビジネス環境では、仮想的なデータ室（VDR）がトランザクション処理に革命をもたらしました。あらゆる場所からの即時の24時間365日のアクセスと、インターネット接続、セキュリティで保護されたデータの管理と保管、秘密の取引での時間と費用の大幅な節約など、企業は物理的なデータ室ではなくVDRを有効にする主な理由です。さらに、物理的な取引の部屋のオンライン版は、多くの落とし穴やリスクを取り除き、計画どおりに取引が進まない可能性を減らします。

今日、VDRは取引に関与するすべての関係者にとって安全なオンライン会議場になった。オンラインデューデリジェンスプロセスの中に完全な制御を提供するこれらの安全なオンラインデータリポジトリは、すべての関係者の間に協力を簡素化します。仮想的なデータ室は、デューデリジェンスだけでなく、取引全体を容易にするツールに発展しました。M＆Aのほかに、仮想的なデータ室のソフトウェアは、ローンシンジケーション、プライベートエクイティ、ベンチャーなどの取引のために広く使用されています。通常、仮想的なデータルームは、次のものを含む多くの業界で広く使用されています:

その結果、仮想的なデータ室のプロバイダはほぼ毎日市場に出現します。多くのプロバイダは、安全なデータストレージ、データ管理、共有などの類似のサービスを提供しています。その他の機能は大きく異なる場合があります。最高の仮想データ室は、軍事レベルのセキュリティ、多言語サポート、全文検索、文書内リンク、およびその他の高度な機能の幅広い選択を提供します。

バーチャルデータルームが必要な理由

安全なバーチャルデータルームは、ユーザーのワークフローを改善し、よりすばやい成約を支援してくれる機能豊かなソリューションです。機械学習や人工知能（AI）などの高度な技術を備えた一部のデータルームは、単なるオンラインレポジトリ以上の働きをします。高度なアナリティクスや予測解析用のツールにより、意思決定プロセスを促進できるためです。

次に、企業がバーチャルデータルームソフトウェアで活用できる利益を基礎知識として紹介します。

機密データに対する最大限のセキュリティ

VDRに搭載される複雑なデータ暗号化アルゴリズムは、エレクトロニックバンキングで使用されるアルゴリズムに匹敵し、GDPRなどの規制要件を完全に遵守しています。さらにVDRデータルームにより、悪意のあるソフトウェアの有無をファイル内で確認し、透かしを利用できます。

データアクセス権限の完全な制御

各当事者に対し異なるレベルのアクセス権限を与えることで、「誰がどの範囲でファイルを使用できるのか」を決定できます。たとえば、閲覧のみへとアクセスを制限したり、特定のユーザーには文書の保存と印刷を許可したりできます。

オンラインのどこからでも年中無休でデータへアクセス

クラウドソフトウェアソリューションとして、データルームはどのデバイスからでも、またはどこからでも安全にデータへアクセスできるようにしてくれます。

大型データボリュームのシームレスな管理

オンラインデータルームは多数のファイル形式の一括アップロードに対応しており、その後のファイルの過程を自動化してくれます。何千行もある、従来のスプレッドシートプログラムについて考えてみてください — あっという間にシステムがクラッシュしてしまうでしょう。データルームソフトウェアの場合、どれだけデータをアップロードしても、魔法のように動作してくれるという確信を持てます。

直感的なデータ編成とより優れた操作性

データルームの大半は文書へ自動的に番号を割り当て、インデックスを付けます。また高度な検索機能を有効にすることで、ファイルをよりかんたんに見つけられるようにしてくれます。

より効率の良いコラボレーション

従来のミーティングや文書発送とは違い、デジタルファイルの高速転送はほんの数秒で実施されます。これにより、複数のユーザーが同じ文書を使って同時に作業できるようになります。さらにデータルームはQ＆Aやコメントセクションを提供し、より便利に、集中した形でチームの共同作業を実施できるようにしてくれます。

ユーザー活動の透明性

データルームにより、ユーザー活動を観察し、別の当事者が何へ最も焦点を絞っているのかについて理解を深めることができます。たとえば資金調達。活動履歴を確認することで、投資家候補がプロジェクトに興味を持っているかどうかを評価できるようになります。

物理的なデータルームと比べてコストが低い

VDRを使えば、紙のファイルと関連する、編集、ファイル管理、印刷、コピー、またその他の活動の必要をなくすことで、経費の削減に役立ちます。

さまざまな理由で、データルームソフトウェアはビジネスにとって魔法の杖のような存在になり得るのです。それでは、どの種のビジネス業務で一般的にデータルームが使われているのかについて検討しましょう。

最高のバーチャルデータルームプロバイダ比較

豊かな機能を提供してくれ、徹底的なサポート体制を整えている、信頼性の高いVDRベンダーを選べば、安全なデータルームサービスがドキュメント管理にまつわる働き方に変化をもたらしてくれます。

最高のパートナーを選ぶのは難しく、時間がかかるかもしれません。そこで、市場を率先する6社のVDR比較を以下にまとめました。ぜひご活用ください。

iDeals

iDealsデータルームは現時点で最高のバーチャルデータルームの1つです。世界中で9万社また50万人以上のユーザーが利用しています。直感的なインターフェイスのおかげで、データルームを設定するのにかかるのはたった15分。業界最高レベルのアップタイム99.5%を保証します。iDealsは基本的な機能と共に、高度な機能を各種企業へ提供します。たとえばフェンスビュー、セッション時間またはIPアドレスによるアクセス制限、そしてユニークなページ別ユーザー活動アナリティクスなどです。

Intralinks

DuPont、Starbucks、L’Oréal、またその他の有名企業が信頼するIntralinksは、最もよく使われているデータルームソフトウェアの1つで、400万人以上のユーザーを抱えています。このプラットフォームは一般的なVDRの機能に加え、動画のアップロードやZoomとの統合、またより効率性に優れた自動化とアナリティクスを可能にするAIツールを提供します。

Firmex

Firmexは110か国で4,000社以上の顧客を抱え、J.P. Morgan、ArcelorMittal、PWCなどの巨大企業と提携しています。Firmexは標準的な機能に加え、別のユーザーとしての書類閲覧を許可し、権限の確認や電話によるファイルのアップロードができるようにしています。同社の顧客は、この製品は本当に使いやすいともコメントしています。

Merrill Datasite

170か国で展開するMerrill Datasiteは、世界最高のデータルームプロバイダーの1つであり、フィンテックや各種イノベーション関係の賞の数々を受賞。投資銀行業務、法律事務所、未公開企業、法人向けソフトウェア開発のためのソリューションを提供しています。

Datasiteはドラッグ＆ドロップ、一括アップロード、透かしなどの基本的な機能に加え、プロジェクト横断型のアナリティクスや、詳細な報告を可能にするAIツール、また活動トラッキングを提供しています。

Onehub

Onehubは100万人のユーザーが利用する、シンプルかつセキュアなバーチャルデータルームです。基本的なデータルーム機能はもちろん、ロゴ、色、テーマなどを含め、ブランドのカスタマイズに関する幅広い機能も提供しています。Onehubはモバイルアプリやサードパーティとの統合にも対応しています（例：Microsoft 365やGoogleで文書を編集可能）。

Box

Boxのデータルームは95,000社を超える企業が採用しており、そのうち68%はフォーチュン500企業です。安全なファイル共有サービス、コラボレーション、またワークフローの自動化の機能を提供することで、個人および企業の両方のニーズを満たします。このデータルームはデスクトップ環境およびモバイル端末からアクセス可能で、1,500以上のプレビルド統合に対応しています。

難点として、Boxはごく基本的な機能しか提供しておらず、適切なのは日常的なまたは小規模のトランザクションだけです。複雑な機能は提供していないため、巨大企業の課題に対処するには不十分な可能性があります。

どのVDRベンダーにも長所と短所があるため、どの会社と提携するかを決定する際には慎重に選択する必要があります。市場一流のプロバイダが何を提供しているのかについて知ったところで、次は考慮すべき条件を詳しく検討していきましょう。

現在利用可能なオンラインデータレポジトリは数多くあり、どちらを選択するかは難しいかもしれません。以下に、VDRを最大限に活用するためにヒントをいくつかご紹介します。

• 適切な仮想データ室のプロバイダを見つけるには、まず、プロジェクトに必要な機能を自分自身にに尋ねる必要があります。あなたは、VDRから何を望むかについて理解しなければなりません。すべての詳細を再定義すると、全体の経験が強化されることに注意してください。
• 最適な仮想データ室のレビューを読んで、特定の業界やプロジェクトで信頼性の高いVDRをどのように使用できるかを調べる必要があります。
• プロジェクトの適切なサービスを選択する際のもう1つの重要な側面は、無料トライアルの可用性です。選択したプロバイダーの無料試用版を使用せずに、1年または半年のメンバーシップを購入しないでください。通常、VDRプロバイダは、1ヶ月の無料会員権、60日間のトライアル版、3ヶ月間の無料トライアル版を提供します。無料試用期間は、特定のプロバイダによって異なる場合があります。
• さまざまな時間帯で異なる可能性のある勤務時間中だけでなく、24時間365日のサポートを提供するオンラインデータレポジトリのみを選択します。
• IPOを含む多くの複雑な金融の取引ですでに使用されているプロバイダを選択する非常に望ましいです。
• 社内ホスティングと管理は、無視されてはならない重要な問題ですデータホスティングや管理プロセスのどの部分も第三者に委託していないプロバイダを選択することをお勧めします。これは、あなたの非常に意義のあるデータを危険にさらす可能性があります。
• さらに、大手プロバイダーは、オンラインでデータを収集、整理、提示するだけでなく、取引の時間を大幅に簡素化し、固定するのに役立つたくさんの優れた機能を提供します。便利な機能がいくつかあります：
  1. ドキュメントのセキュリティ：データの暗号化、自動バックアップ、印刷画面のボタンの無効化、時間とIPによる制限アクセス、動的な透かし。
  2. アクセスセの安全：デュアルログイン認証、モバイル機器の管理、口座の窃盗の防止。
  3. 機能性：質疑と応答（Q＆A）、Microsoft Officeの統合、監査ログとともにアクティビティの追跡、一括のアップロード、など
  4. ユーザビリティ：高度な検索オプション、直感的なインターフェイス、理解しやすい機能。一般に、初心者と専門家の両方にぴったりなプラットフォームを選んでください。
  5. リアルタイムのレポートの機能：アクティビティの追跡と監査ログ。
• また、必要に応じてカスタマイズできる仮想的なデータ室のプロバイダを見つけることが有益です。
• 最後に、選択したプラットフォームが提供している帯域幅を確認してください。

これらは、プロジェクトに適したプラットフォームを選択する際に考慮すべき重要な問題です。以下の比較を参考にして、お客様のビジネスのために取引に最適な仮想的なデータ室を決定してください。レビューを読んで、機能、能力、料金を比較することは大歓迎です。あなたがより精密に保安と機能的な面に注意を払うことを、我々はおすすめします。まず、あなたのプロジェクトのすべての特質と、始める前にVDRから何が必要なのかを確実に理解しておく必要があります。

バーチャルデータプロバイダを選ぶ際に考慮すべき点は？

どのエレクトロニックデータプロバイダを選ぶかは、ユーザーのビジネスのプロセスや取引の種類によります。大半のプロバイダは似たような機能を提供しています。そのため、何に注目すべきなのかがわからないと、最高のプロバイダ選びは難航する可能性があります。次の点を主な要因として考慮しましょう。

実績

最初に確認すべき点は、そのバーチャルデータルームプロバイダがどの企業と提携しているかです。プロバイダの国際的な影響力、提携している業界、実績、またユーザーのレビューを評価しましょう。

セキュリティ認証のコンプライアンス

データルームプロバイダはユーザーの最高機密データを取り扱います。そのため、VDRベンダーが決して欠かせないクラウドソフトウェアセキュリティ認証（ISO/IEC 27001:2013など）すべてを取得し、GDPRを遵守していることを確認してください。

ユーザーの業界における専門性

バーチャルデータルームベンダーには、業界固有の機能を提供しているものもあれば、一般的な機能しか搭載していないものもあります。さらに、医薬品業界などの業界はデータルームに対し追加の規制基準の遵守を求めます。選択したプロバイダが御社のセクターで幅広い実績を誇っており、業界固有の要件を遵守していることを確認しましょう。

十分な機能

データルームはビジネス業務を簡略化すべきです。そのため、取引の能率化、またワークフローの向上を支援するのに十分な機能を備えたソリューションを選びましょう。選択したプロバイダが基本的なデータルーム機能を提供し、御社が使用するファイル形式に対応していることを確認しましょう。より優れた成果を上げるには、フェンスビュー、リモートワイプ、またカスタマイズ可能な透かしなどの追加機能を探し求めましょう。

価格戦略

プロジェクトのサイズや期間に応じて、異なる価格モデルを選べる可能性があります。たとえば、機能、ユーザー、またはストレージサイズ単位の価格設定は、短期プロジェクトや小規模ビジネスにとって優れた選択肢となるかもしれません。御社にとって便利な価格モデルを提供するプロバイダを選びましょう。

展開状況

急速なデジタル化とモバイル端末の普及を踏まえ、さまざまなプラットフォームや端末で使えるソリューションを選ぶ必要があります（Linux、Windows、ウェブ、iOS、Android）。

以上の点を考慮すると、プロバイダの長所と短所をより深く理解する役に立つでしょう。しかし、これは選択に影響を及ぼす点を網羅したリストではありません。データセキュリティが最重要事項であれば、プロバイダがデータルーム内のセキュリティをどう保証するかについて、より深い分析が必要となります。

業界別のVDR使用事例

ここでは、各種業界によるバーチャルデータルームの使用法の例をいくつか紹介します。

バイオテックと医薬品。データルームは医療業界の企業がHIPAAの要件を遵守し、臨床試験データを安全に共有できるように支援します。

ITと電気通信。企業買収は活発なITセクターではよくあることです。その上、ITは資金調達に強く依存しています。データルームは知的財産の保護、資本調達、M＆A、IPOの能率化を助け、監査やコンプライアンス関係の支援を行います。

訴訟。法律事務所は安全なVDRを用いて、文書業務を削減し、法的なデータの収集、管理、移転のセキュリティや効率を高めることができます。

投資銀行業務。企業はデータルームを使い、M＆A、資本調達、IPO、株主割当発行、また戦略的提携の能率化を行います。

会計と監査。この業界の代理店は通常、一度に複数の企業を分析します。そのため、オンラインデータルームは混乱を減らす自然な選択肢であり、複数のパートナーとの安全な情報パイプラインを確立してくれます。

鉱業とエネルギー。このセクターはデータルームを使って融資、環境監査、入札管理の簡略化を行っています。

最高のバーチャルデータルームは、最新技術や機械学習を使うことでユーザーのデータを侵害から守り、文書業務を減らし、データの混乱を防いでくれます。次はこれらの点やその他の利点を詳しく検討していきましょう。

データルームのよくある使用事例

ありとあらゆる規模の企業をまたがり、さまざまなビジネス業務を対象とする安全なデータルームの採用が進んでいます。良質のVDRは、ビジネス上の課題の解決、サードパーティとの関係向上、また会社の成長を助けてくれます。

ここでは、最も典型的なデータルーム使用事例をいくつか紹介します。

M＆A

エレクトロニックデータルームにより、企業は安全なバーチャルレポジトリを編成し、データのアップロードが完了したら、わずか数分で当事者やユーザー全員に対して異なるアクセス権限を設定できます。コラボレーションや自動化ツール、遠隔ファイルアクセス、かんたんな操作性が、企業による交渉時間の削減を支援します。

資金調達

投資家候補を説得し、ビジネスへ資金提供してもらうのは骨の折れる仕事です。このプロセスは何か月、さらには何年もかかる可能性があり、その間、当事者は書類を収集、確認、また更新します。データルームを使うと安全なファイル移転を保証でき、コラボレーションの質が高まります。さらに、データルームによりユーザー活動を観察し、投資家が文書の参照にかける時間や頻度などの閲覧履歴を確認することで、投資家の関心を判断できるようになります。

デューデリジェンス

デューデリジェンスは、データルームサービスの使用事例として最も一般的なものに含まれます。大量の企業文書は、さまざまな当事者の間で安全に分配すべきです。これには銀行、その他の金融機関、またコンサルタントなどのサードパーティ組織が含まれます。デューデリジェンスでは多くの調査が行われるため、データの混乱や長期にわたる監査を避けたい場合、企業には安全なデータ移転に加え、文書の明確な編成が必要です。

銀行と金融業務

銀行と金融業務の大半は仮想空間で実施されます。そのため、関係者の間の安全な情報パイプラインを手配するため、バーチャルデータルームのソリューションを採用するのは、かなり理にかなっています。商業銀行業務であれ投資銀行業務であれ、VDRは金融機関が顧客やパートナーへより高い価値を提供できるように、文書業務の削減、データに対するアクセスの円滑化、コラボレーションの改善を通じて支援することができます。

スタートアップのIPO

株式を公開すると、企業はさらなる監査のために機密情報を共有せざるを得ない状態になります — VDRはこのプロセスの安全性を高め、より系統的なものにしてくれます。さらに、株式の公開は、より厳しいコンプライアンス規制や追加規則の遵守を意味します。VDRにより企業は多くの方法でコンプライアンスを高めることができます。たとえば、透明性の高い文書業務のワークフローを設定するなどです。

デューデリジェンスやIPOなど、機密データが問題になる極めて重要なビジネス業務の際にデータルームを選んだり、または常設の文書レポジトリとしてのデータルームの利用を検討したりできます。ニーズにより求める機能は異なるかもしれません。次はデータルームの機能を詳しく検討していきましょう。

バーチャルデータルームの機能

現代のバーチャルデータルームが提供するさまざまな機能を選ぶことができます。基本的な文書管理やデータアクセス機能と共に、アナリティクス、報告、またカスタマイゼーション用のより高度なツールを使いたい場合もあるでしょう。

最高のデータルームに期待できる機能のリストを以下にまとめました。

データアクセス権限の完全な制御：誰がどのようにファイルへアクセスできるかの段階的なアクセス制御、2段階認証、セッション時間またはIPアドレス別のアクセス制限。

文書管理：ドロップ＆ドロップによるファイルのアップロード、異なる形式のファイルの一括アップロード、ファイルの自動インデックス付け、テキスト検索。

優れた操作性：ユーザーフレンドリーで直感的なインターフェイス、プラグインやJava不要、スクロールスルー表示。

展開状況：LinuxとWindows、ウェブ、iOSおよびAndroidプラットフォーム用のモバイルアプリケーションに対応。

カスタマイゼーション：カスタマイズ可能な透かし、多言語対応、ブランドのインターフェイス。

アナリティクス：ユーザー活動トラッキングと監視、報告用ツール。

技術サポート：ウェブサイトのオンラインサポート、専属マネージャー、電話・メール・ライブチャットによる年中無休サポート。

このリストに掲載される機能の一部は、すべてのオンラインデータルームプロバイダが提供する基本的かつ一般的なものですが、それ以外にも高度な機能、抜けている機能、または追加料金で提供される機能などがあります。最高の成果を達成するには、提携するプロバイダを厳しく選ぶ必要があります。そのため、上述の機能の大半を提供できるプロバイダを選ぶようにしましょう。

バーチャルデータルームの比較を補助するため、最高のVDRベンダーのデータルームについてまとめました。

最高のデータセキュリティを確保する方法：チェックリスト

選択したプロバイダが最高レベルのデータセキュリティを提供してくれるという確信を得るには、そのプロバイダのセキュリティ基準に対するコンプライアンス状況と、データルームセキュリティ機能を分析しましょう。次のかんたんなチェックリストが役に立ちます。

国際的なセキュリティ基準に対するコンプライアンス

1. ISO 9001 / ISO 27001
2. GDPR
3. AICPA – SOC 1とSOC 2
4. プライバシーシールドのコンプライアンス
5. HIPAA/ITAR

データの安全は、各種企業が安全なバーチャルデータルームを採用する主な理由としてよく挙がります。M＆Aや資金調達などのビジネス業務において、機密データがファイアウォールの外へ出ていくと、データはサイバー攻撃や侵害にさらされる可能性があります。

データセキュリティの機能

• グループまたは個人ユーザーのアクセス制限
• 各ファイルの閲覧とアクセス権限を誰に与えるかの制御
• シングルサインオンにより複数パスワードの廃止
• 2段階認証（パスワード、またユーザーのモバイル端末に送信される使い切りコード）
• セッション時間の制御と、特定のIPアドレスを対象とするアクセス制限
• ユーザー活動のアナリティクスと報告
• 別のユーザーの視点から文書を閲覧し、アクセス設定を制御する能力
• ユーザー名、IPアドレス、アクセス日と時間によりカスタマイズ可能なダイナミックな透かし
• スクリーンショット撮影を防ぐためスクリーン画面を隠せるフェンスビュー
• アクセス制限付きでMS Excelのスプレッドシートを安全にオンライン表示（数式の表示または非表示を切り替え）
• 盗まれたまたは紛失した端末の暗号化データを遠隔ロックおよび削除

上述の基準すべてを遵守し、必要な機能をできる限り多く提供してくれる、安全なバーチャルデータルームプロバイダを選びましょう。最良の結果が得られれば、セキュリティ機能の総合的なパッケージを提供してくれるプロバイダを見つけられるでしょう。