仮想のデータ室は、あなたの企業の文書と機密のデータを保護するのために多数の文書セキュリティ機能を提供します。文書のセキュリティ機能は、透かしから…まで変動します。
動的な透かし
動的な透かしは、仮想データルームからダウンロードされた各文書に自動的に埋め込まれます。透かし には、ダウンロードした日付、プロジェクトの名前、名前、さらには文書をダウンロードした人のIPアドレスまで含めることができます。
文書の有効期限
「自己破棄の文書」または「リモートの破壊」と呼ばれることもありますが、このセキュリティ機能では、ユーザーが既にファイルをダウンロードした後でも、いつでも文書へのアクセス権を取り消すことができます。この文書の保護の機能は、不当な文書の配布を防ぐのために役立ちます。
制限された視聴
この文書の安全の機能により、インターネットブラウザーで文書を表示しながら画面の一部をブロックすることができます。これにより、公共の場所での迷惑な閲覧、カメラベースの攻撃、または画面キャプチャなどのセキュリティ違反を防ぐことができます。
256ビットSSL暗号化
256ビットのAES SSL暗号化は、オンラインバンキングと電子商取引業務のために金の基準です仮想データルームとの間のデータ転送中、およびデータがその中に格納されている間に、最高レベルのデータ暗号化を探します。
文書のアクセスの規制
文書セキュリティ・ポリシーは、文書の保護のカスタム・レベルを指定することができます。文書セキュリティ・ポリシーを使用すると、カスタム・レベルに文書の保護を指定できます。仮想データルーム内の各ドキュメントについて、元のドキュメントまたはウォーターマーク付きドキュメントを表示、共有、編集、またはダウンロードする権限を指定できます。Print Screen ボタンは、制限されもするかもしれません。仮想データ室の各ユーザーに対して、ドキュメントへのアクセス権を指定することができます。
データ・バックアップ
データバックアップにより、ドキュメントセキュリティの別の層が追加され、仮想データルームにアップロードされたドキュメントが失われたり破棄されることはありません。暗号化されたVPNトンネルを介してリアルタイムのファイルバックアップを提供する仮想データルームを探します。
ウイルス・スキャン
仮想データルームは、アップロードされたすべてのドキュメントをウイルスやその他の欠陥の有無を自動的にスキャンします。ほとんどの仮想データルームは、欠陥のあるファイルのアップロードを許可しません。
「オン 保存」 暗号化/「オン オープン」 暗号化
「オン オープン」暗号化では、保護されていないネットワークでの不正アクセスを防ぐために、開封の時に自動的に文書を暗号化します。保存時の暗号化では、文書が保管中に保護され、許可されていない当事者には読めないままになります。
仮想データルームは、機密なデータへのアクセスを制限する多数の保護の手段を備えた物理的に安全なデータセンターに配置されています。
SOC 2を介して保証された
SOC 2は、仮想データリポジトリの安全、有効性、プライバシーを検証するためにベストプラクティスに関する記述を提供するデータセンターの認定です。
ISO 27001を介して保証された
ISO 27001：2013は、情報の技術的な分野に情報の安全のために最も厳格な国際的な認証です。適切な規制がセキュリティ脅威または脆弱さを防ぐのを助けることを、この標準は確実とします。
SSAE 16を介して保証された
認証業務に関する基準書（SSAE 16）は、財務の報告に関する内部の統制の監査を必要とする最も厳格な基準の一つです。多くの場合M&Aデータ室のために必要で、サーベーンズ-オックスレー（SOX）法をサポートしている標準に、仮想データ室が準拠することを、SSAE 16証明は意味します。
データセンターの安全
データセンターは、データセンターのサイトで物理的なセキュリティ、生体エントリー認証システム、武装警備員や監視など、厳格なアクセスポリシー、安全な金庫やケージ、無停電の電源へのアクセスと、バックアップシステム、および火災/洪水防止システムを採用しています。
正しい人々にアクセスを提供することにより、効果的な仮想のデータ室プラットホームの不可欠な要素です。権限が密接に管理する必要があり、アクセスの提供と制限が適切に処理されなければなりません。アクセス・セキュリティのポリシーと特徴は、セキュリティ違反を防止するか、無許可のログインを止めるか、情報の特定の部分への接近を妨害します。
モバイル デバイスからのアクセス
仮想的なデータ室には、特殊なアプリケーションを提供することにより、モバイルデバイスを介したセキュアな文書のアクセスを制御を提供することができます。
複数のファクターの検証
このアクセスセキュリティ機能は、ユーザーに別のデバイスでIDを確認してデータ室にアクセスするように要求することによって、別のレベルの保護を追加します。この歩では、ハッキングまたは盗難されたデバイスからのデータルームへのアクセスを防止します。
グループの権限
仮想的なデータ室の所有者は、事前の定義されたアクセス許可レベルのセットを持つグループを作成できます。この特徴はユーザー管理において助けて、そのうえ安全な対策の余分のレベルを加えます。
ユーザー許可の複数のレベル
仮想的なデータ室の管理者は、さまざまなユーザーとユーザーのグループに対して分書のアクセスのレベルを設定することができ、データ室のセキュリティを向上させ、データ室の活動の監査できる跡を提供できます。
粒状のアクセス
仮想的なデータ室の管理者は、データ室へ粒状またはロールベースのアクセスを提供できます。粒状の権限の設定では、企業内の取引やポジションにおけるユーザーの役割に基づいて、各ファイルやフォルダにアクセスできるユーザーを制御できます。
二要素の認証
二要素の認証は、特別なレベルの保護を提供します。 ユーザーは、パスワードとユーザーの携帯の電話に送信された固有のコードを使用してログインできます。
仮想的なデータ室は、データルーム内で発生するすべてのアクションまたはアクティビティに対して包括的なレポートの機能と監査証の跡を提供します。管理者はファイルですべてのアクションを追跡できます。
監査のログ
監査のログは、仮想的なデータ室にアップロード、表示、ダウンロードされたすべてのデータを時系列で記録したものです。ファイルを含むすべてのアクションは、ファイル表示、安全なダウンロード、印刷、ダウンロードを含むログに記録されます。
詳細なデータ室のレポート
仮想データ室内のすべてのエントリおよびすべてのアクティビティにタイムスタンプが付けられ、文書化されます。自動的な監査レポートは、指定された期間の終了の時に自動的にシステム管理者に送信されます。
文書のバージョンの管理
バージョン管理により、管理者はドキュメント設定の自動的な保存を監視できます。設定に応じて、ユーザーはすべての変更をバージョン履歴で追跡し、常に最新の文書のバージョンを持つことができます。
通知
仮想データ室の管理者とユーザーは、アクセス許可のレベルに応じて、ドキュメントが更新されたとき、または新しいファイルがアップロードされたときに通知を受け取ることができます。
ユーザーのインターフェイス機能は、プロセスを簡素化し、日常的な仕事を高速化するとともに、ユーザーの学習の曲線を排除します。
ブランドのウェブサイト
カスタムメイドの色彩の設計と会社のロゴを使用して仮想データルームの「ルック＆フィール」をカスタマイズできるプロバイダを探します。
一括のアップロード
一括のアップロードとダウンロードにより、一度に複数のファイルやフォルダのインポートやエクスポートが可能です。 アップロードファイルサイズの上限を設定していない仮想データ室のプロバイダを探します。
ドラッグとドロップ機能
ドラッグとドロップ機能により、ユーザーはデバイスからファイルを取得して仮想的なデータ室にドロップすることができ、自動的にアップロードされます。
全文検索
高度な全文検索の機能を使用すると、スキャンされたドキュメントであっても、検索に関連する特定のキーワードの文書のタイトル、メタタグ、コンテンツを簡単に検索できます。
文書のリンク
ある文書から別の文書へのリンクを埋め込み、データ室の内容へのリンクを他の許可ユーザーと共有することができます。
Microsoft Officeとの統合
Microsoft Officeとの統合により、ユーザーは安全な仮想データ室にWord、Excel、PowerPointのファイルにシームレスにアクセスして保存することができます。
Q＆Aセクション
/ Q＆A（質問と回答）セクションは、ユーザーが他のユーザーやデータ室の管理者に質問を投稿できる仮想データ室です。さらに進んだ仮想データ室では、静的なFAQセクションを作成して、ユーザーがよくある質問に答えられるようにしています。
「スクロール・スルー」ドキュメントビューア
スクロールスルー機能を使用すると、フォルダ内のドキュメントをスクロールしながら一つのドキュメントを開いたまま移動することができます。何百もの文書を含んでいるフォルダを調べる必要があるユーザーのために、この特徴は、多くの時間が節約されます。
安全な取引管理プラットフォームにより、あらゆるデバイスをすぐにワークスペースにすることができます確実に仮想データ室の中に存在するファイルは、許可のポータルを介してトランザクション内のすべての関係者にすぐに利用できます。リアルタイム通知は、最近の取引活動を迅速に更新します。
iPad＆iPhoneアプリ
仮想データ室のプラットフォームは、コンピュータからタブレット、スマートフォンに至るまで一般的なデバイスで動作するように設計されている必要があり、これらのデバイスを使用して特別に設計されています。
マルチ装置の支持
いくつかの仮想データ室は人気のある生産性の高いアプリケーションと提携していますが、より高度な仮想データルームプロバイダは、ユーザーにiOS、Android、Blackberry、Windows用の専用アプリケーションを提供しています。
モバイル装置のインターフェース
モバイルに最適化されたインターフェイスにより、ユーザーはモバイルデバイスから仮想データルーム内のドキュメントやその他のファイルに簡単にアクセスできます。
多言語のサポート
多言語のユーザーインターフェイスは、各国のユーザーが自分の言語でバーチャルデータルームにアクセスできるようにします。一方、高度なバーチャルデータルームプロバイダーは、多言語の文書のインデックスを提供します。
プラグインは必要ありません
仮想的なデータルームでは、追加のアプリケーションやサードパーティのプラグインをデバイスにインストールしなくても、データをアップロードして表示できます。